Notionは、プロジェクトの管理、ノートの整理、データベースの作成など、多様な用途で使用できるツールです。その柔軟性から、CRM（Customer Relationship Management）ツールとしても活用されています。顧客情報の一元管理から、ビジネスプロセスの改善まで、Notionはあなたのビジネスを強力にサポートします。この記事では、NotionをCRMとして活用する方法に焦点を当て、初心者でも簡単に始められるようにガイドします。
顧客管理システム（CRM）としてのNotion
Notionは、ドキュメント、データベース、タスク管理を一つのプラットフォームで行えるツールです。テンプレートを利用することで、顧客情報のデータベースを簡単に作成し、それをCRMとして活用することができます。例えば、顧客の連絡先、購入履歴、対応履歴などを一元管理し、チームで共有することが可能です。Notionのデータベースはカスタマイズが自由自在で、列やタグ、フィルターを用いて、顧客ごとに異なる情報を視覚的に整理できます。たとえば、顧客の業界や関心がある製品カテゴリー、コミュニケーションの優先度など、ビジネスに必要な情報を柔軟に追加し、それぞれの顧客に合わせた対応を計画することができます。
Notionで顧客情報の管理とデータの追跡
NotionでCRMを構築する際には、データベース機能を使って顧客情報を整理します。各顧客にはページを割り当て、そこに連絡先や対応履歴、購入履歴などの情報を記録します。さらに、フィルターやソート機能を使って、重要な顧客データを追跡し、分析することもできます。例えば、特定の製品を購入した顧客だけを抽出したり、最近コンタクトが取れていない顧客をリストアップすることで、営業活動やフォローアップの計画を立てることが可能です。これにより、顧客に対する個別のアプローチを効率化し、顧客満足度の向上に繋げることができます。
Notionと著名なCRMとの比較
Salesforce
Salesforceは、リード、取引先、コンタクト、商談の管理など、従来のCRM機能に加え、高度なカスタマイズ性と自動化機能を提供します。様々なプランが用意されており、企業の規模やニーズに応じて選べます。マーケティングオートメーションやその他様々なSalesforceの商品と組み合わせることで圧倒的なスケーラビリティを発揮することができます。ただ、金額はかなりお高めです.
Kintone
Kintoneは、主に業務アプリの作成と管理に焦点を当てたツールで、CRMとしての利用も可能です。カスタマイズが可能で、ユーザーごとの業務フローを作成しやすいのが特徴です。担当者レベルでもかなり作り込みができるので、現場の非開発者でもどんどんカスタマイズしていきたい場合にはおすすめです。
Sansan
Sansanは名刺管理を中心にしたCRMツールで、データ共有や連絡先の整理に強みを持っています。詳しい料金体系は公開されておらず、問い合わせが必要です。すでに名刺が大量にある、CRMとしての機能は基本的なもので問題ないのであればおすすめです。ただし、商談管理などには向いていないので、実際は他のCRM/SFA（商談管理）ツールと組み合わせて使われることが多いです。
Notion
Notionはもともとノートやデータベースの管理ツールとして設計されていますが、カスタマイズ可能なテンプレートを活用してCRMとしての機能も提供できます。プランは無料から提供されており、ビジネス向けの高度な機能を求める場合は有料プランが適しています。もっとも軽量かつ設計も柔軟で、システムに詳しくない人でもさながらデータベースのスペシャリストのようにシステムをつくることができます。CRMに限らず様々なデータを扱うことができます。
比較まとめ
| ツール | 出自 | 価格（月額/ユーザー） | 強み | 弱み |
|---|---|---|---|---|
| Salesforce | リード・取引先・コンタクト・商談の管理 | スターター: 3,000円, プロフェッショナル: 9,600円, エンタープライズ: 19,800円, アンリミテッド: 39,600円, アンリミテッド+: 60,000円 | 拡張性・カスタマイズ性が高い、どこでも利用可能、AI機能搭載、サポート体制充実、社内コミュニケーション強化 | コストが高い、多機能過ぎて使いこなせない可能性 |
| Kintone | カスタマイズ可能な業務アプリ作成・管理 | スタンダード: 1,500円, ライト: 780円 | 業務アプリの作成・変更、外部サービス連携、グループウェア機能、マルチデバイス対応 | 本格的な会計システムなし、大容量データの保管に不向き |
| Sansan | 名刺管理・データ共有・連絡先整理 | 価格は要問い合わせ | 名刺の精度高いデータ化、クラウド型でどこでも利用可能、自動名寄せ機能、SFAとCSV連携可能 | 名刺の単純な整理・保存には向かない |
| Notion | ノート・データベース・タスク管理 | フリープラン: 無料, プラスプラン: 約1,300円, ビジネスプラン: 約2,300円, エンタープライズプラン: 約3,200円 | 超軽量。デバイス・OS問わず活用可能、高いカスタマイズ性、低コスト、有料版は無制限利用可能、情報共有が容易 | PCスキルが必要、機能が多く使いこなすのが難しい、無料版はファイル容量制限あり |
筆者はもともとSalesforceを使っていましたが、高機能であるがためにスプレッドシートでできる簡単なこともかなり遠回りをしなければならず苦痛でした。もちろん金額もかなり高かったので、社内から「本当に必要なの？」という視線が辛かったのを覚えています。
当時はTrelloというタスク管理ツールを使っていたのですが、実質的には商談管理はこれで行なっていました。しかしCRMやSFA（商談管理）としては機能不足であることを否めません。データベースとしての機能はほとんどないため、重複したカードをあちことにつくらないといけませんでした。
Notionを初めて使った時「あの苦労はなんだったんだ」と本気で思うほど感動したのを覚えています。何十万も払って苦労してつくったCRMやSFAの機能が、手元でぽちぽちと押すだけで実現できたからです。さらに「こういう項目欲しいな」というものを稼働した後にも追加できる柔軟性。もちろん望ましいことではありませんが、試行錯誤を簡単にできる点も嬉しかったです。
これは主観が多いに混じっていますが、特に社内ですでに営業のプロセスが出来上がっている場合は似た環境を構築できるという意味でもNotionは優秀です。
実際にSalesforceをNotionに再現してみる
では本当にSalesforceの主要機能が実装できるのか見てみましょう。
CRM周辺の機能拡張も自由！
実際のビジネスでNotionをCRMとして活用する事例は多岐にわたります。例えば、スタートアップ企業が顧客のフィードバックを集約し、製品開発に活かすケースや、フリーランサーが顧客とのコミュニケーションを効率化するために使用するケースなどがあります。ベストプラクティスとしては、定期的にデータを更新し、チーム内での情報共有を徹底することが挙げられます。また、Notionの豊富な統合機能を活用して、メールやカレンダー、他のアプリケーションと連携させることで、より一層の効率化を図ることができます。例として、Googleカレンダーと同期して顧客とのミーティングを管理したり、Typeformで収集した顧客の意見をNotionに自動的にインポートするなどの方法があります。
まずはテンプレートを使ってみよう
https://www.notion.so/templates/category/crm
Notionの良いところは、すぐに使えるテンプレートが多く揃っていることです。イメージがつかない方はぜひここから自分に合っていそうなものを使って遊んでみてはいかがでしょうか。
まとめ
NotionをCRMとして活用することで、顧客情報の管理が容易になり、ビジネスプロセスを効率化できます。初心者でも簡単に始められるように、基本的な使い方から事例、設定方法までを解説しました。Notionは今後も進化し続けるため、その可能性は無限大です。ぜひ、あなたのビジネスにNotionを取り入れてみてください。
＊この記事は生成AIによって半自動的に生成しています。
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