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[中級編] Notionで組織DX: 現状のデータを集計し目標達成度を見える化しよう!

前回はSFA(セールスフォースオートメーション)のシステムをNotion上で構築し、営業のプロセスを非属人化しようというお話をしました。

今回は上記のSFAでも利用できる目標管理を行いたいと思います。

具体的に行うことは下記の3点です。

  1. 目標の設定
  2. 現状の数字の集計(リアルタイム)
  3. 着地の数字の微調整(手作業)

目標管理はマネジメントしていく中で最も重要な活動の一つです。リーダーの仕事がチームの現在地を正確に示し、目標地点までガイドすることだとすると目標管理こそがその本丸と言っても過言ではありません。

また、目標管理の方法論(OKR、KPI等)自体にはこの記事では触れません。ただ、Notionの機能を理解すれば様々な管理の仕方向けにチューニングできます。

実際、この機能ここまでご紹介してきた機能がフルに活用されていますので是非この目標管理を実装することでNotionの力を実感しましょう!

完成形

まずは目標管理ページの完成形をご紹介します。

カードにはタイトル、達成度、目標金額、着地予想、期日が書かれています。このカードの中身を見てましょう。

さらに詳細が記載されています。項目自体は必要な項目を設定して頂くことが出来ますが、主要なものをご紹介します。

  • カテゴリ(セレクト):これは目標管理をするチームや目標そのものが増えた際に便利です。
  • 達成率(関数): ここでは着地(予想)÷目標としています。(好みで着地ではなく受注済金額などの数字を使っていただいても結構です)
  • 目標(数値):数値を直接書き込んでいます。
  • 受注済金額(ロールアップ):別のデータベース(営業管理)から数字を集計しています。
  • 着地(数値):ここは受注済の金額をもとにリーダーの予測を書き込めるようにしています。
  • 期間(セレクト):目標の粒度です。クオーターから月、週などと分けることで様々な目標を別々に見ることが出来ます。
  • 開始日・終了日(日付):これがあることで現在の目標のみにフィルタリングすることができます。

目標の設定

とても簡単ですが、目標に数値を入れることで目標値自体は設定できます。ただ追いかけることができるようにきちんとカテゴリや期間、開始日・終了日などは記入するようにしましょう。

また、責任者を設定することによってその方がこの目標カードを所有し、管轄するというルールにすれば会社としてなすべきことの責任が誰にあるのかが明確になります。

また小さい点ですが、目標に関連した写真を本文の中に入れることで自動的にそれがカードのサムネイルにもなります。手元に良い写真がない場合はUnsplashなど写真素材サイトを活用しましょう。

現状の数字の集計

次に営業管理から売上数字を引っ張って集計をします。これを行うには下記の作業が必要です。

  1. 営業管理をリレーションでつなげる
  2. ロールアップで営業管理の受注金額を選択
  3. 営業管理の画面で目標を紐づけ(手作業)

まずプロパティを追加し、営業管理をリレーションで繋げます。

次にロールアップで営業管理の受注金額を選び、Sumを使って集計します。

最後に、ここは手作業になるのですが、受注済以降の案件の目標(例ではOKRとなっていますが同じ目標管理のデータベースのことを指しています)を選択します。*この作業を自動化する方法もありますが、別の機会にご紹介します。

着地の数字の微調整(手作業)

設定の中で最も重要なのは達成率をどう設定するかでしょう。この例では手入力の着地予想を分子にするようにしています。本来は全て自動集計が良いとも思いますが、実際のビジネスをしていると、多様な要素が絡み合ってきます。その時自動集計をベースとした計算になっていると、集計元のデータを一つ一つ変えに行かないといけないので面倒くさくてやらない、ゆえにデータに信ぴょう性が欠けるというケースが頻発します。

実際のデータを参照しながら諸々の要素を鑑みて人間が着地予想の数字を修正し、達成率を計算するのが実務上では効率的です。(もちろんチームの規模が小さい場合に限られます。

全ての粒度の目標を見える化し、一丸となったチームを。

いかがでしたでしょうか。今回の例では一つの目標しか扱いませんでしたが、同じフォーマットのものをどんどん増やしていくことで様々な粒度の目標管理をすることができます。

Notionの良いところはこういったマネジメントが基本的に見る情報を同じようにメンバーにもリアルタイムで共有でき、自分や他の人の役割がどのようにチームに貢献しているのかが見えるようにできることです。

特にリモートワークが普及した今では同じチームのメンバーが何をしているのかわからず自分だけが頑張っているのではと孤独になる人もいますが、自分たちの仕事が積み重なって目標に一歩一歩近づいていくことがわかるだけでもとても有効だと思います。

 

 

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