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[中級編] Notionで組織DX: 営業の進捗と数字の見立てをリアルタイムで見える化しよう!

前回は商談をNotionで管理する方法を共有しました。

今回は商談だけではなく案件、またすべての案件のデータを進行度ごとに管理しながら収益予測を立てることを行いたいと思います。完成イメージは以下の画像の通りです。

Notionで営業管理

これはSFA(セールスフォースオートメーション)と呼ばれる領域で、SalesforceKintoneなどでできることと同じですが、Notionの強みはその柔軟性と簡易性です。

具体的には

  • 営業案件の情報をデータベースとして集約
  • 営業案件のフェーズを管理
  • フェーズごとの金額を管理

の3点を行いたいと思います。

営業案件の情報をNotionにデータベースとして集約

まずは営業の案件ごとの情報をデータベースに集約します。既存のエクセルなどがあればそちらをコピーして頂いても結構です。Notionは自由に項目を増やすことができるのと、表示の仕方も後々設定できますので、まずは全てのデータをここに集めることに専念しましょう。

Notionで営業の進捗を一括入力

Notion上で営業案件のフェーズを管理

上記で整えたデータベースは見え方を色々と変えることができます。ここでの目的はフェーズに分けて今何がどうなっているのかを見える化することなので、設定のリストからレイアウトを選び、Board(カンバン)を選びます。

初期の状態だと名前のみ表示されていますので、プロパティにて見せる項目を選んでいきましょう。

notionでカンバンレイアウト

Notion上でフェーズごとに金額を管理

最後にフェーズごとに合計金額が見えるようにします。フェーズの名前の横に数字が見えると思いますが、ここで色々な集計のアクションをすることができます。ここではSum(合計)を選びましょう。

Notionで金額の集計

Notion上で受注金額の見立てから個別案件の詳細へ

では実際にこのボードを使ってみましょう。

  1. 各フェーズの金額を確認
  2. 目標に対して現状の数字で届きそうかどうか確認
  3. 個別の案件に対して現状と対策を共有
  4. 3までで目標に到達しない場合新規の案件をどう獲得するか

ここでNotionの強みが生きてきます。3に関しては通常各営業担当に現状を聞く必要がありますが、Notionの案件のカードに商談のデータが紐づいている場合、それを読み込むことでより効率的に、深いレベルで営業会議を行うことができます。(商談管理に関してはこちらで紹介しています)

むしろちょっとした相談ごとであれば、カードのコメントにて上長にメンションをしたり、上長が会議外の時間でアドバイスをコメントに残して行ったりすることでよりタイムリーに問題解決をすることができます。

いかがでしたでしょうか。営業管理には顧客についての情報、案件についての情報といった詳細な情報から、目標への到達具合といった集約された情報まで様々なスケールの情報が必要になります。

エクセルだとこの各スケールにあわせてそれぞれシートを作らないといけないのに対し、Notionでは同じデータベースを使って様々な見え方を作ることができます。

是非この機能を活用して営業の非属人化を進めてみましょう!

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