BLOG

Notionで組織DX:プロジェクトも営業も人事データもNotionで一元化

Notionでシンプルに一元化

情報が一元化できていないことによる無駄

社内のデータを何度もあちらこちらに転記する、ということはありませんか?

  • 顧客管理はSansan
  • 日報はSlack
  • 営業管理はSalesforce
  • プロジェクト管理はエクセル
  • プレゼン資料はパワーポイント
  • 社内マニュアルはワード

などなど一人の社員が触れるシステムだけをとっても多様です。

日常の業務に追われるメンバーにとっては、バラバラしたデータを探しては転記する、計算しなおすというのは是非とも無くしたいものです。

今回はNotionを使って上記のようなものをどうやって一元化していくかを簡単にご説明します。

顧客管理もNotionで

顧客情報はSansanなどのサービスで名刺から取り込んでいる方も多いかもしれません。NotionではZapierというデータ連携サービスを使ってSansanからデータを取り込むことが出来ます。

これによって、下記の日報や営業管理との連携が可能になります。

sansan

sansanや他の顧客管理ツールからの連携も可能。Notion上でゼロからつくることももちろん可能です。

日報もNotionで(というよりも日報は無くす)

上記の顧客情報にはコメントやメモを残すことができます。また別途商談やミーティングなどのアジェンダや議事録も全て紐づけることができます。それぞれの商談やミーティングには参加者も紐づけることができるため、引継ぎの際も、過去にどんな会話があったのか、誰が重要人物なのかも顧客ページを共有するだけで可能になります。

Notion上での活動がログとして残っていくので、一日一回の日報のようなレポートをする必要はありません。必要であれば昨日誰がどのような活動をしていたのかのサマリーもつくることができます。

営業管理もNotionで

上記のように日常の活動がログとして残っていく一方で、営業としては売上の見込みがどうなのかという将来についての情報も必要となります。

SalesforceやKintoneなどの営業管理ツールを既に使っていらっしゃる方は上記のSansanのように連携できますし、そもそもNotionでほぼ同等レベルの営業管理を行うことができます。

salesforce画面
写真のsalesforceでは各案件のフェーズごとに受注見込み金額や確度を管理できますが、同じことがNotionでも可能です。

プロジェクト管理もNotionで

営業が案件を獲得してプロジェクトが走り出す業態のところは、営業の情報とプロジェクト管理の情報も連携できている必要があります。開発の場合は営業の際にどんな提案があったのか理解すべきですし、納期についての背景を知ることで何を優先すべきなのかも考えることができます。

またプロジェクト管理にはガントチャートで見たい時と、個々のタスクについて詳細を決めたり変更したい時があります。プロジェクトリーダーは全体を見たいかもしれませんが、メンバーは自分のタスクのステータスを管理したいかもしれません。

Notionではガントチャートなら「タイムライン」で表示できます。便利な点はこの一つ一つのバーをクリック・ドラッグするだけで移動したり長さを変えたりできることです。

タイムライン

また個人のタスクのステータス管理にはカンバン形式で見ることができます。(もちろんチーム全員のタスクの表示もできます)

何より便利なのは上記のタイムラインもこのカンバンも元は同じデータベースを参照しているので、どこで変更されても常に最新の情報が全ての場所で反映されているということです。

カンバン

プレゼン資料もマニュアルも・・・

NotionはもともとWikiをつくるためのツールでもあります。ドキュメントツールとしてかゆいところまで手が届いているので、一度慣れるとワードに戻ることができません。社内のプレゼンなどではパワーポイントよりもこちらのほうがはるかに作成時間が短く、また情報量も多くしやすいという点も大きいです。

例えば画像や動画はもちろん、WEBのリンク先も表示できます。連携すればGoogleドライブのスライドやスプレッドシート、ドキュメントも開かずとも表示された状態で見せることができます。

箇条書きのリストも可能ですが、情報量の多いページを作る際にはトグルリストが非常に便利です。

テキストを折りたたむことができるので膨大なテキストでもすっきりと見せることができます。マニュアルなどに最適です。

トグル

アットマークを使えば社員の名前を簡単に検索、メンションできますし、ドキュメント内の文字をハイライトしてコメント、それに対して返信するということもできます。

さらに、Notionの本領発揮は同期ブロックとリンクドデータベースです。これは別のページの文章やデータベースをコピーするだけでなく同期させることができます。

つまりどちらで更新しても両方が更新される文章やデータをどのドキュメントでも使えるのです。

人事評価、業務委託の発注量管理まで

上記までを行うと営業にしてもプロジェクトにしてもタスクレベルで誰が何をどのように行ったのかが分かります。

合計で何時間分のタスクをこなしたのか、いくらの売上があったのかなどをリアルタイムで集計するテーブルを作成すればタスクレベルでトラッキング可能な社員の評価シート、または業務委託の発注量管理シートにもなります。

業務データの一元化をエクセルのような簡単さで

いかがでしたでしょうか。データの一元化は業務効率を上げる上でかかせないものですが、Notionの最大の価値はここまでのことがエクセルのように簡単に行えるということです。

コーディングは必要ないですし、他のシステムに比べて圧倒的に汎用的かつ柔軟です。

個々の管理ページやデータベースは自分でつくる必要がありますが、詳細についてブログを連載中ですので、もしご興味があればそちらもご覧ください。

[中級編] 中小企業のNotion使い方:プロジェクト管理ページ 活用編

[中級編] Notionで組織DX:4倍成果の出る議事録の作り方

[中級編] Notionで組織DX:営業管理 属人的にならない商談のデジタル化

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BALENCERへのお問い合わせはこちらから
SERVICE
MEDIA
COMPANY