Notionで組織DX
中小企業にとって小回りが効き、スモールスタートしやすいNotionの話です。Wikiやタスク管理だったり本棚の整理など初心者向けの話は多いですが、実はかなりビジネスの中心で使えるデータベースでもあり、中小企業がDXを行うのに最適です。ただ、そんな中級の使い方はなかなか探すのが大変です。
このシリーズはDXの言葉は知っていても自社で何から進めようと悩んでいる経営者や事業責任者の方が、できるだけコストをかけずに、社内の業務やデータを一元化したいというワガママなニーズにNotionを使って応えてみよう、という企画です。ちなみにここでは組織DXという言葉を使っていますが、まずはこの背景も簡単に説明させてください。
(またNotionって何？という方はこちらのサイトがオススメです。初級編の知識は溢れているため、当ブログではカバーしていません。)
https://biz-notion.northsand.co.jp/all
ブランディング会社がなぜNotion？しかも組織DXってなに？
私たちはブランディングの会社ですが、つまるところブランディングは会社の商品やサービスに一貫性を持たせ、顧客にあらゆる方法で認知してもらうことです。これは広告面だけの話ではまったくありません。営業などの顧客接点はもちろん、WEBのUIから商品の仕様、社内での共通言語なども含めたすべてに一貫性を持たせ、経営者が管理できる状態にできてはじめて適切なブランディングは可能だといえます。
弊社では業務をデジタル化することをゴールとするのではなく、仕事の進め方自体をアップデートし、組織全体が顧客の体験に対して一貫性を持った状態にすることをゴールとするという意味で組織DXと呼んでいます。
一方で日々の業務に追われる企業の現実問題としては、すぐ使えること、どんどん拡張・改修できること、できるだけ自前でできることが必要です。
Notionはノーコードで業務を行っている人自身が拡張していけるデータベースです。カンバンやガントチャートなど様々な見せ方ができ、必要な項目も柔軟に追加できます。そして各データベースは当然ですが連携できます。営業のデータを契約管理と、プロジェクトのデータを人事管理と、予算のデータを実績と、など柔軟に簡単に紐づけることができます。業務データが紐づくとその組織同士の協働の仕方が効率化します。
経営者や事業責任者が全て見えるようになったとき、はじめて自社のブランドがどうビジネスに生かされているか、どう改善すべきかが見えてきます。
Notion使い方：ツール構築の仕方とその業務の進め方の二本立て
本シリーズは営業管理、プロジェクト管理などNotionで可能な様々な業務管理を構築し、実際にユースケース(日々の業務で誰がどのように操作するのか)をステップバイステップで紹介していきます。
構築内容は出来るだけ複雑にせず、想定のユースケースに応えることに専念しようと思います。ただ、もしご覧の方でここはこうしたほうがいい、とかここは変えたほうがいいなどご指摘があれば是非ご一報頂ければと思います。
シリーズ内容は以下の通りです。(ご要望によって変更する可能性があります。)
基礎
- プロジェクト管理(スクラム、OKR、1on1)
- タスク管理
- 営業管理
- 顧客管理
- マーケティング管理(ペルソナ、ジャーニー)
- メディア・コンテンツ管理
- 人事管理
- ブランドアセット管理
応用(外部連携系)
- 原価管理
- マーケティング管理(メルマガ等)
- 契約書管理
- 費用申請
- 予実管理
- 在庫管理
- 給与管理
- 顧客管理(応用編)
- BI
組織DXの必要性: 経営者の意志はどれだけ事業に反映されているのか
リモートワークも増えている中で、中小企業といえども社内のデータの見える化は必須です。特に経営者としてはBS・PLに反映されるのを待ってから意思決定するわけにはいきません。
売上の着地はどうか？利益は出ているのか？プロジェクト単位では？どこがボトルネックなのか？非効率な点はどこなのか？そもそも誰が何をしてるのか？全員が同じ方向を向いて動けているか？想定と比べたらどうなのか？
オフィスにいれば歩きながら社員と話して感覚でつかむことも可能かもしれません。しかしリモートワークになると、Zoomやチャットでの会話がメインとなります。なかなか雑談で情報を得るわけにはいきません。（また雑談を社内のコミュニケーションの基盤にしてはいけません、という話はこちらでしています）
社員の評価はどのようにしていますか？OKRやKPIでマネジメントしている場合、そのデータはどこにありますか？OKRの達成に必要なアクションはつくったあとちゃんと追いかけられていますか？また追いかけるためにどれだけの労力を払っていますか？
契約書はどうなっているのか、売掛金はどうなっているのか、キャッシュは回っているのか。期末の着地はどうなのか。予実はどうなのか。そもそもみんな働いてるのか。何か困ったことはないのか。
何が優先順位なのか。
もちろん全てのシステムを統合してBI（ビジネスインテリジェンス）も入れてダッシュボードも完璧にすれば把握可能ですが、中小企業としてはそこまで投資することもできません。(また、業務システムがバラバラしているほどBIのメンテナンスは複雑になり人的コストがかかります)
結果沢山あふれかえるエクセルファイル、部分的にいれた会計アプリ、営業管理ソフトなどなど。果たして社内の全てを把握している人はいるのでしょうか？また、把握するためにどれだけの時間が必要なのでしょうか？前回の取締役会で上がった議題が今月も上がっていて結局データ不足で誰も答えを出せない、なんてことになっていませんか？
つまるところ、経営者の意志はどれだけ事業に反映されているのでしょうか。
ブランディングの肝はまさにここであり、私達がお手伝いしたいことの中心です。本シリーズでNotion上で業務を構築していくにあたり、この辺りにも迫っていけたらと思います。
