前回は予実管理をどのようにNotionで行い、早めの対策を行えるようにするかというお話をしました。今回はその実績データの大本となる仕訳データをNotionでどのように管理できるか、活用できるかをご紹介します。
ビジネスの根幹が投資・支出などを通して売上を上げ、利益を出すことだとすると、キャッシュの流れを把握することは何よりも大切です。そして利益の上下にはかならず理由があります。経理データだけを見ていてもこの理由を把握することはできません。ですので実際に動いている案件とその予算に紐づけることで分析をできるようにすることが必要です。
この予実管理のプロセスは前回のブログでお伝えしましたが、今回はその仕訳データをどのようにインポートし準備するかをご紹介します。
全体像
具体的には下記のステップが必要です。
- 会計データのインポート
- 予実との関連付け
会計データのインポート
お使いの会計ソフトにCSVでのエクスポート機能があればそれを使いCSVファイルを準備します。そして仕訳データベースに下の動画のようにインポートします。
初めて仕訳データベースを作成する際はCSV用に項目を準備する必要はありません。そのままインポートしましょう。数値のデータなどは文字列になっていてそのままでは集計できない可能性もありますのでプロパティの型チェックはインポート後に一つ一つ行いましょう。（最初のインポート時のみで大丈夫です。）
予実との関連付け
このデータを予実と関連付けさせるために下記のプロパティを追加します。
- 予実管理（リレーション）：相互にリレーションを張り、予実管理側に集計した金額を渡せるようにします。
- 案件（ロールアップ）：上記の予実管理から案件名をロールアップをします。
これで仕訳データの準備は完了です。
仕訳データをビジネス推進のリソースに
いかがでしたでしょうか。今回はデータのインポートと多少の加工のみでしたが、これによって予実管理が可能になります。また仕訳データは重要な洞察の宝庫ですが、なかなか他のデータを結び付けて考える機会はありません。
Notionでは多様なデータを一元管理できるので、このようなことも可能（しかもやり方さえ学べば自前で低コストで実装できます）です。
さらに欲を言うならば、
- このデータのインポートを自動化できないか？
- 予実管理の紐づけも自動化できないか？
- 権限管理はどうするか？
という点かと思います。
データのインポートに関しては、ご利用の会計ソフトによってはデータ連携は可能ですし、紐づけの自動化も仕訳データ側の少しの工夫とNotion側での設定で可能です。Notionの弱いところは権限管理です。これも可能ですが、少し煩雑になりますので別記事でご紹介したいと思います。
次回は上記の中でも比較的手の出しやすいデータ連携の活用の仕方についてご説明したいと思います。
