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[中級編] Notionで組織DX:4倍成果の出る議事録の作り方

Notionで組織DX:4倍成果の出る議事録の作り方

前回はプロジェクト管理の全体像について、Notion上でどのようにタスクを作ってアサインしていくかを説明しました。今回はプロジェクトを進める上で避けて通れない、しかし成果の見えづらいミーティングをNotionならではの方法でバージョンアップしていきたいと思います。

なぜミーティングの決定事項は行動に移せない?

皆さんの周りのミーティングはどのように進められていますか?コンサルティング会社客家の調査によると、会議の満足度は42点だそうです。その中で最も当てはまら「ない」ものは「会議の決定事項が行動に移せている」という項目でした。

プロジェクトの中でミーティングはとても重要な立ち位置を占めています。プロジェクトリーダーの仕事はプロジェクトを進めることであり、そのための障害を取り除くことです。ゴールに対して現在どのような状況で、何がボトルネックになっているのかを全員で、同じ温度感で共有できるのはリモートワークが増えた今でもミーティングだけです。

Notionで議事録を読むものから使うものに

そんな重要なミーティングの記録である議事録をNotionで扱おう、というものです。

皆さん、議事録って呼んでますか?とりあえず共有されて保管されているだけ、もしくは読むのは次の会議の時だけ、などになっていませんでしょうか。この議事録をプロジェクト管理のタスクカードと紐づけるだけで、タスクを振る側も実行する側も仕事が格段に早くなります。

Notionで議事録とタスクを紐づけます
Notionで議事録とタスクを紐づけます

タスクに紐づいた議事録を見るだけで、文脈理解が倍速に(これで2倍)

議事録は課題の文脈を理解する上でもタスクを実行する人にとってとても有益です。たとえば「顧客リストを作ってくれ」と言われたとして、「誰を含めればいいのか」「どれくらいの実績のある人を含めるのか」などタスクを実行する側には不明確なことが多いです。なんのためにそのタスクが必要なのかが明確でないために、せっかく顧客リストを作っても的外れなものになってしまう、ということもよくあります。

ここでプロジェクトリーダーはできるだけ目的を明文化させる必要がありますが、最も簡単なのはそのタスクが発生した議事録のリンクがタスクにあらかじめ貼られていることです。タスクの実行者はこの議事録を見に行くことで自分で文脈理解をすることができます。

前回の議事録とタスクを見るだけで、振り返りが倍速に(これで4倍)

また、プロジェクトリーダーはミーティングの成果物であるタスクについての進捗を知りたいと考えるでしょう。これも、Notionで議事録とタスクが紐づいていればそのタスクのカードを読むだけで何が進行しているのか、何が詰まっているのかを次の会議を待たずに把握することが出来ます。プロジェクトリーダーが既に答えを知っている場合はコメントですぐに解決できますし、もし他の関係者の意見を聞く必要があれば@でメンションを飛ばすことでそのタスクカードの中に外部の人を召喚することができます。

倍速、というのはなかなか証明しづらいので釣りに見えるかもしれませんが、実際にプロジェクトを進めていらっしゃる方であればこういったミスコミュニケーションでどれだけの時間が浪費されうるるかは想像できると思います。

Notionで実際にミーティングの議事録からタスクを生成し、トラッキングしよう!

まずは議事録のページを作ります。追加する項目はお好みですが、この例では下記を設定しました。

日次・(社内・社外)参加者・会議体種類・案件名・具体的なアクション

このうちプロジェクト名と具体的なアクションはリレーションとロールアップを使って作成します。(リレーションとロールアップについて詳しくはこちらをご覧ください)

具体的なアクションに関しては双方向に情報が紐づけできるよう

プロパティを編集

>種類:リレーション

>プロジェクト管理に表示: ON

と設定しましょう。

こうするとタスク側からはこのように見え、タスクの実行者は議事録に飛ぶことができます。

もちろん議事録側からも紐づいたタスク一覧が見れます。

さらに閲覧しやすくするためにこれをリンクトビューを使って議事録でフィルタします。こうすると議事録に紐づいたタスクの一覧がカンバン方式で進捗が見える化できます。

スラッシュコマンドからリンクドビューを選択
リンク先のデータベースをプロジェクト管理に設定
レイアウトをボード(カンバン)に変更
カンバンのグループをステータスに変更し、TODOの進捗管理ができるように。
議事録の中に成果物としてのタスクが一覧化され、進捗も見えるようになりました。

 

議事録と対をなすアジェンダもNotion化してさらにプロジェクトを倍速にしましょう!

ここまで議事録をどのように活用できるかについて、Notion上でタスクと紐づけた運用をご紹介致しました。

さて、ミーティングの成果を最大化しようと思ったとき、議事録よりもより効果の出やすいものがあります。アジェンダです。そもそもこのミーティングの成果とは何なのか?誰が参加すべきなのか?アイデアを募りたいのか、情報共有をしたいのか、意思決定をしたいのか。。。このすべてを整理して短い時間を有効活用して目的達成させるのがプロジェクトリーダーの仕事です。

これについて次回Notionがどのように活用できるかをお伝えしたいと思います。

 

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